Полезные ссылки
Контактный телефон:
+7 (926) 912-89-99

Как вести себя сотрудникам организации во время проведения проверки контролирующих органов?

 Не все проверки обязательно проходят в обстановке взаимного недоверия и недоброжелательства. Часть проверок может проходить в более теплой атмосфере, и для этого могут быть вполне прозаические основания. Например, чиновник может не искать нарушений по своим статистическим соображениям *(1); возможно, что проверяющий - это совсем молодой и неопытный сотрудник, который только "делает первые шаги" в контролирующей деятельности и поэтому нуждается как в информационной и оргподдержке, так и в некоторого рода руководстве. Возможно, проверяющего больше волнуют собственные комфортные рабочие условия - удобный рабочий режим, близость к своему дому и т.д. В конце концов, это может быть человек, который знает Вашу фирму исключительно с законопослушной стороны. Могут быть и иные соображения.

Главный критерий "дружественности" проверки - проверяющий заранее сообщает и даже (в определенных рамках, конечно) согласовывает свой визит к Вам на предприятие. Это касается в большей степени плановых проверок, но внеплановых - тоже (во всяком случае, проверок по ранее выданному предписанию, или проверок, инициированных по поручению Правительства, Президента и прокурора). В связи с этим правила поведения при проведении проверки в "дружественном" случае разбиваются на две большие группы - как вести себя на предварительном этапе (при подготовке к проверке) и как вести себя при собственно проверке.

Однако не стоит терять бдительности и тут. Показное добродушие чиновника перед проверкой может быть и уловкой, рассчитанной на то, что надлежащей подготовки к проверке не последует, что приведет к печальным результатам (для проверяемого). Этот прием успешно работает со времен Троянской войны.

1 этап. Как правило, начинается со звонка проверяющего, в котором он объявляет о грядущей проверке и, может быть, даже интересуется, в какой день провести ее было бы удобнее лично Вам.

Если Вы - секретарь или иное лицо, которое не отвечает непосредственно за подлежащий проверке сектор; уже на этом этапе лучше подключить к разговору руководителя или соответствующего специалиста (которые, к тому же, могут быть и так в курсе предстоящей проверки, потому что мониторят и План проверок, и текущие предписания, и общественно-политическую ситуацию). Следующие действия могут быть такие:

1. Общайтесь с проверяющим вежливо, даже любезно. Однако Ваше общение не должно перерастать в задушевную беседу и тем более в панибратство. Вы оба на работе, при этом работодатели у вас разные и платят вам за выполнение непохожих задач. Кроме того, приятельское общение настраивает на обмен откровенностями, а этого нельзя допускать.

2. Уточните имя, фамилию, отчество, должность (полное наименование), а также наименование органа, из которого к Вам прибудет проверяющий. Попросите продиктовать данные удостоверения (серию, номер, дату выдачи, срок действия *(2)). Необходимость в этом объясните честно и просто - вам необходимо будет оформить пропуск с этими данными. Тогда в день прихода проверяющего охрана без проволочек пропустит его внутрь. Не лишним будет уточнить служебный и личный телефоны проверяющего.

3. Уточните состав проверяющих. Если позвонивший будет не один - узнайте у него сведения об остальных участниках группы.

4. Уточните основание проверки. Если проверка плановая, то обычно в адрес проверяемого направляется копия приказа о проверке, соответственно, если ранее приказ о проверке к вам не поступил, попросите выслать его вам по факсу. Если она внеплановая - поинтересуйтесь реквизитами документа, явившегося основанием для проверки: если это проверка ранее выданного вашей организации предписания - уточните номер, дату, срок исполнения. Если это поручение высшего лица РФ - узнайте реквизиты. Если это поручение прокурора - постарайтесь узнать, по чьей конкретно жалобе *(2).

5. Уточните, какие именно документы и/ или сведения понадобятся проверяющему. Запишите все, что он просит. Не рекомендуется проявлять инициативу и предлагать ему дополнительные документы на изучение*(3). 

6. Уточните, будет ли проводиться осмотр каких-либо помещений, и если да - каких именно и на предмет чего? Необходимость в этой информации объясните честно и просто - вам необходимо будет выделить сотрудника-провожатого, который мог бы и дать необходимые пояснения (возможно, этот сотрудник как раз в отпуске, и его нужно будет отзывать оттуда).

7. Уточните, не нужно ли организовать для проверяющих рабочее место, а также его характеристики: сколько ПК, какой текстовый редактор, сколько бумаги, принтер, нужен ли доступ в интернет.

8. Уточните, как долго, по мнению проверяющего, продлится проверка.

9. Уточните дату визита проверяющего.

10. Подведите итоги разговора: зачитайте информацию, полученную по  п.п. 2-8. 

11. Поблагодарите за звонок.

12. Начните подготовку к проверке.

13. Проверьте полномочия звонившего - вдруг он больше не работает в надзорном органе*(4)?

14. Назначьте сотрудника, который будет "отвечать" за проверку. В его задачи входят подготовка: во-первых, предварительная проверка затребованных документов (все ли наличествуют, нет ли лишних, ошибочных и пр.); во-вторых, размещение проверяющих (рекомендуется отдельное изолированное от остальных, и чтобы рядом находился малолюдный санузел). Кроме того, такому сотруднику рекомендуется еще раз изучить предписание (если проверка проводится по нему), продумать маршрут передвижения проверяющих (если предполагается осмотр), организовать пространство по ходу этого маршрута (например, проверить наличие огнетушителей, схем эвакуации, чистоту и т.п). Необходимо также оформить процедурные документы: в частности, упомянутому сотруднику следует выдать соответствующую доверенность, оформленную по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

15. Подготовьте охрану к визиту проверяющих. К нужной дате должны быть готовы пропуска. Возможно, учинена запись в журнале посещений - пусть проверяющие распишутся.

 

Этап 2: сама проверка.

1. Охрана должна быть предупреждена о прибытии проверяющих: у них должна быть информация с ФИО, должностями, наименованием органа. Заготовлены пропуски для этих лиц.

2. У охраны должна быть информация об ответственном за проверку сотруднике. При прибытии проверяющих этот сотрудник немедленно вызывается.

3. Охрана должна также помимо удостоверений посмотреть и приказ на проверку.

4. Прибывшие проверяющие должны расписаться в журнале посещений.

5. Ответственный сотрудник препровождает проверяющих к рабочему месту. Знакомит с техникой и санузлом.

6. Передвижение даже такой дружественной проверки нужно организовать таким образом, чтобы на ее пути встречалось как можно меньше сотрудников.

7. Общение - вежливое, но без приятельства.

8. Обеспечение питанием проверяющих не входит в обязанности организации, но может быть организовано по собственной инициативе компании, хотя бы в объеме "чайных принадлежностей".

 

______________________________

*(1) Общеизвестно, что эффективность работы госорганов руководство оценивает по набору статистических показателей, самым важным из которых является количество обнаруженных нарушений закона. Разумеется, чем выше эти показатели, тем выше удовлетворенность начальства. Однако эти результаты оцениваются не сами по себе, а в сравнении с предыдущими. Поэтому выявлять все подряд нарушения госоргану невыгодно - если сейчас проявить максимальное рвение и наказать всех нарушителей, то чем заняться в следующем отчетном периоде? Широко известная в бюрократических кругах формула "АППП+1", а то есть "аналогичные показатели предыдущего периода +1" отражает наиболее целесообразную стратегию поведения - надо выявлять столько же, нарушений, как в прошлом году, и еще чуточку сверху. Тогда вроде и эффективность есть, и она даже растет, но и задел на будущее имеется. В связи с этой бюрократической стратегией среднестатистический чиновник может "закрыть глаза" на нарушение, если оно явилось его взору после выполнения условного "плана", что характерно для периодов конца года, полугодия и т.п. Это не значит, конечно, что данное нарушение не припомнится, когда статистика этого потребует. Отсюда следует и другой практический вывод - наибольший "эффект" следует ожидать от жалобы, которая подана в орган исполнительной власти (аналогично в прокуратуру) в начале года или полугодия. 

*(2) Эти сведения могут дать вам косвенные сведения об объеме проверки и ее направлении. В некоторых случаях самостоятельное улаживание конфликта с жалобщиком тоже может быть полезным. Однако даже если жалобщик попробует отозвать свое заявление из прокуратуры, принятое прокурором решение о проведении проверки вряд ли будет пересмотрено.

*(3) Если Вы абсолютно уверены в том, что проверяющий точно должен быть ознакомлен с конкретными документами (например, они "обеляют" Вашу организацию в каком-нибудь запутанном деле), Вы успеете их представить во время проверки.

*(4) Обладание удостоверением государственного чиновника из "весомой организации" зачастую может облегчить жизнь в ее мелких практических проявлениях. Поэтому никто не удивляется, что при увольнении из госорганов увольняемое лицо зачастую не сдает в отдел кадров свое служебное удостоверение (а сдает рапорт о его утере). Некоторые недобросовестные люди, пользуясь своим прежним удостоверением, пытаются проводить липовые проверки (с целью вымогательства денег, разумеется) и после своего увольнения из органов. В таком случае (к счастью, они достаточно редки) налицо целая совокупность преступлений.